Materiales de formación y certificados con un código QR

Por qué los materiales y el documento impreso se desfasan

Quien imparte formaciones conoce el proceso: el material impreso se manda a imprenta la víspera, el día de la formación aún cambia una diapositiva y dos semanas después los participantes preguntan por la grabación, que al imprimir todavía no existía. El papel impreso queda anticuado desde el momento de la impresión, mientras que los materiales siguen vivos.

Un código QR en el material impreso lo cambia todo: apunta a una carpeta o a una página del curso que puede seguir llenándose después de la formación. Las diapositivas en la versión que realmente se mostró, ejemplos complementarios, la grabación, la lista bibliográfica. El papel que tienes en la mano sigue siendo el mismo, pero el contenido que hay detrás crece.

Qué se puede distribuir con sentido de esta manera

Para contenidos abiertos basta un código QR para todos los participantes: diapositivas, archivos de ejercicios, listas de comprobación, calendario de los cursos siguientes. En cuanto algo es personal, como la confirmación de asistencia, el resultado de un examen o un certificado con nombre, cada participante necesita su propio acceso, y este debe estar tras una página protegida, no en una carpeta de acceso abierto.

Un caso de uso habitual es la acreditación en el propio certificado: un código QR en el certificado impreso que lleva a la confirmación permite que los empleadores lo verifiquen. Lo importante es que la página de verificación confirme solo lo necesario, es decir, curso, fecha y validez, y no revele sobre la persona más de lo acordado.

Qué hay que tener en cuenta

• Los justificantes con datos personales, solo tras enlaces protegidos y nunca en una carpeta abierta.
• Limita el acceso en el tiempo una vez terminado el curso si los materiales son de pago.
• En el material impreso, escribe junto al código QR lo que se van a encontrar: «Diapositivas y grabación» funciona mejor que un código QR sin texto.
• En los certificados, mantén el destino accesible de forma permanente; un enlace roto invalida la acreditación.
• Antes de imprimir, comprueba que la página de destino se lee bien en el móvil; los PDF con diapositivas en formato apaisado a menudo no se leen bien.

Un código QR, varias fechas de curso

Como el destino de un código QR dinámico se puede cambiar, la misma plantilla de material impreso puede usarse en varias fechas de curso: la agenda antes del curso, los archivos de ejercicios durante el curso, y después la grabación y el justificante. Cuántas veces se puede cambiar depende del plan: en Same-QR, en los planes de pago es ilimitado y en el gratuito son dos veces por código QR. El número de escaneos es ilimitado en cualquier plan de pago, y el gratuito incluye 1.000 al mes.

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