Overstappen naar Same-QR: zo verhuis je je QR-codes van een andere aanbieder

Het belangrijkste vooraf: wat je kunt overzetten en wat niet

Een dynamische QR-code bevat niet je eigenlijke bestemming, maar een kort adres van je aanbieder. Pas diens server stuurt de scan door naar je website, je menukaart of je PDF. Dat is handig, omdat je de bestemming altijd kunt wijzigen. Het betekent echter ook dat de gedrukte QR-codes technisch bij het domein van je oude aanbieder horen. Geen enkele nieuwe aanbieder kan ze zomaar overnemen.

Wat je wel kunt overzetten, zijn je bestemmingen, namen en indeling, dus alles wat achter de QR-codes zit. De gedrukte QR-codes zelf vervang je geleidelijk door nieuwe. Hoe dat gaat zonder dat gasten of klanten tussendoor op een foutpagina belanden, laten de volgende stappen zien.

Stap 1: inventaris opmaken bij de oude aanbieder

Voordat je iets opzegt, schrijf je op wat je hebt. Log in bij je huidige aanbieder en noteer voor elke QR-code:

• de naam of beschrijving van de QR-code,
• de huidige bestemming (het adres waarnaar de QR-code doorstuurt),
• waar de QR-code gedrukt staat: tafelstandaard, flyer, verpakking, etalage, visitekaartje,
• hoeveel scans hij het laatst had, zodat je weet welke QR-codes echt belangrijk zijn.

Veel aanbieders bieden hiervoor een export als CSV- of Excel-bestand. Zo niet, dan volstaat een eenvoudige tabel. Belangrijk is alleen dat elke bestemming erbij staat.

Stap 2: QR-codes via CSV aanmaken in Same-QR

Bij een paar QR-codes maak je ze één voor één aan in het dashboard. Vanaf een paar tientallen loont de CSV-import: download in het dashboard de sjabloon, vul je QR-codes in en upload het bestand weer. De sjabloon heeft drie kolommen:

• Name: hoe de QR-code bij jou moet heten, bijvoorbeeld “Menukaart tafel” of “Flyer lente”.
• Target URL: de bestemming uit je inventaris.
• Labels: optioneel, meerdere gescheiden door een verticale streep, bijvoorbeeld “Filiaal Noord|Tafels”. Labels die nog niet bestaan, worden bij de import aangemaakt.

Excel-bestanden die als “CSV UTF-8” zijn opgeslagen, werken direct, ongeacht of ze met een komma of een puntkomma zijn gescheiden. Zo heb je in een paar minuten dezelfde indeling als eerst, alleen nu bij jou.

Voor afzonderlijke belangrijke QR-codes kun je bij het aanmaken een eigen, sprekende link kiezen, bijvoorbeeld sameqr.com/r/speisekarte-mitte. Die ligt daarna vast, omdat hij in de gedrukte QR-code zit. Kies hem dus weloverwogen.

Stap 3: de oude QR-codes doorsturen naar de nieuwe

Nu komt de truc waarmee de overstap zonder uitval mogelijk is: zolang je oude contract nog loopt, wijzig je bij de oude aanbieder de bestemming van elke QR-code naar de nieuwe Same-QR-code. Een scan loopt dan via beide stations en komt toch op de juiste plek terecht.

Vanaf dat moment beheer je je bestemmingen alleen nog bij Same-QR. Verandert er iets, zoals een nieuwe kaart, een nieuwe actie of een nieuwe website, dan pas je het op één plek aan en alle QR-codes volgen, ook de oude gedrukte.

Stap 4: gedrukte materialen geleidelijk vervangen

Download de nieuwe QR-codes, afzonderlijk of gebundeld als ZIP-bestand, en vervang ze waar toch al opnieuw wordt gedrukt: bij de volgende menukaart, de volgende oplage flyers, de volgende standaard. Begin met de QR-codes die volgens je inventaris de meeste scans hebben.

Verpakkingen, etiketten en bewegwijzering die lang meegaan, komen als eerste op de lijst. Flyers en actiemateriaal die toch binnenkort weg zijn, kun je gewoon laten uitlopen.

Stap 5: pas opzeggen als er niets ouds meer in omloop is

Zeg de oude aanbieder pas op als je zeker weet dat er geen belangrijke oude QR-codes meer worden gescand. Een blik op de scanstatistieken van de oude aanbieder helpt: lopen de scans naar nul, dan is het tijd. Loopt het contract eerder af, vraag dan naar een goedkoper abonnement voor de overgangstijd. Dat is bijna altijd goedkoper dan alles in één keer opnieuw drukken.

Goed om te weten: wat “Bestaande QR-code inlezen” kan

Met “Bestaande QR-code inlezen” leest Same-QR een foto of bestand van een bestaande QR-code uit. Daarbij wordt de inhoud van de QR-code gelezen. Bij statische QR-codes is dat direct je bestemming. Bij dynamische QR-codes van een andere aanbieder staat daarin echter alleen diens korte link. De eigenlijke bestemming vind je dan in je account daar. Daarom is de inventaris uit stap 1 zo belangrijk.

Na de overstap: houd je bestemmingen in het oog

Same-QR controleert 's nachts de bestemming van elke QR-code. Is een pagina niet meer bereikbaar, bijvoorbeeld na een relaunch van je website, dan krijg je een e-mail met suggesties voor het nieuwe adres. Er wordt niets automatisch gewijzigd. Jij beslist met één klik.

Met het gratis abonnement kun je de overstap rustig testen met 20 QR-codes voordat je alles omzet.

Veelgestelde vragen