Cenas de Navidad en el restaurante: ofrece menús de grupo y recoge las solicitudes

Planifica con tiempo

Para las cenas de Navidad en restaurantes, muchas empresas y asociaciones empiezan a buscar ya a finales del verano. Quien piensa en ofertas solo en noviembre suele encontrarse con que las mejores fechas ya están ocupadas. Por eso, define con tiempo qué días ofreces para grupos, cuántas plazas hay y qué menús se pueden elegir.

• Fijar fechas y aforos: ¿cuántos grupos por noche y de qué tamaño?
• Aclarar el número mínimo de personas y las condiciones para los salones exclusivos.
• Calcular los costes de los menús y documentar los alérgenos.
• Promocionar la oferta desde finales del verano: web, cartel, clientes habituales.

Diseñar menús de grupo

Para grupos grandes, la carta resulta complicada. Los menús fijos facilitan la planificación y la cocina, y dan seguridad a los organizadores con el presupuesto.

• Dos o tres menús en distintos rangos de precio, cada uno con una alternativa vegetariana.
• Indicar con claridad qué incluye: platos, aperitivo, bebidas incluidas o no.
• Una fecha límite para cerrar la elección del menú.

En una página propia puedes mostrar los menús de forma clara. Con la plantilla de carta de Same-QR creas una carta «Cenas de Navidad», con los menús como categorías y los alérgenos en la línea adicional. El enlace encaja en cualquier respuesta a una solicitud.

Registrar bien las solicitudes

En temporada alta, las solicitudes por teléfono, correo electrónico, Instagram y en la barra se pierden con facilidad. Un formulario único ayuda a conseguir todos los datos importantes de una vez: nombre, empresa, fecha, número de personas, menú deseado, teléfono y particularidades.

Same-QR tiene para esto una plantilla de contacto con formulario. Los clientes envían su solicitud, tú las ves todas juntas y respondes con una confirmación o una fecha alternativa. Un código QR para ello encaja en los expositores de mesa, las facturas y los carteles del otoño.

Alergias en los grupos

En un grupo de treinta personas casi siempre hay algunas con alergias, intolerancias o deseos especiales. Por eso, pregunta de forma activa al reservar y pide a los organizadores que lo recojan internamente. Pasa la lista a la cocina con tiempo, con nombres o asientos, para que por la noche cada plato llegue al comensal correcto.

Confirmación y desarrollo

• Confirmación por escrito con fecha, hora, número de personas, menú y condiciones.
• Normas para cancelaciones y cambios en el número de personas.
• Si procede, un anticipo para grupos grandes.
• Un breve recordatorio unos días antes, pidiendo el número definitivo de personas.

La propia noche, una pequeña carta impresa sobre las mesas ayuda. Resulta festiva y responde a la pregunta «¿Qué hay hoy?» antes de que se haga.

Errores típicos en la temporada navideña

• Demasiados grupos en una noche para la cocina y el servicio.
• Solicitudes en distintos canales que nadie unifica.
• Condiciones poco claras en caso de cancelación o de menos personas.
• Alergias que se conocen solo la propia noche.
• Clientes habituales que ya no encuentran mesa en las noches de grupos.

Quien planifica la temporada con aforos claros, menús fijos y una vía para todas las solicitudes vive diciembre con más calma, y tanto los comensales como los organizadores vuelven al año siguiente.

Preguntas frecuentes