Menukaart digitaliseren: van foto of PDF naar online kaart

Waarom overtypen onnodig is

Wie zijn menukaart wil digitaliseren, heeft meestal al alles: een gedrukte kaart, een Word-bestand of een PDF van de drukker. Gerechten en prijzen opnieuw met de hand intypen kost tijd en levert nieuwe typefouten op. Een verkeerde prijs op de kaart is zo gebeurd en vervelend als hij pas bij de kassa opvalt.

Moderne tekstherkenning leest een kaart tegenwoordig betrouwbaar genoeg om er een eerste versie van te maken. Beslissend is dat je die versie daarna grondig controleert.

Goede foto's van de kaart maken

Is er geen PDF, dan fotografeer je de kaart. Hoe beter de foto, hoe minder je achteraf hoeft te corrigeren.

• Leg de kaart plat op een tafel en fotografeer haar loodrecht van boven.
• Gebruik gelijkmatig daglicht en vermijd flits en reflecties op gelamineerde kaarten.
• Neem elke pagina apart op en let erop dat er geen rand is afgesneden.
• Zoom direct na de opname in: zijn kleine prijzen en voetnoten scherp?

Inlezen en doorlopen

Bij Same-QR upload je maximaal zeven foto's of een PDF met maximaal acht pagina's. De AI herkent categorieën, gerechten, prijzen en aanvullende gegevens en stelt daaruit een kaart voor. Er wordt daarbij nog niets opgeslagen: je ziet het resultaat in een controleoverzicht, corrigeert afzonderlijke regels en neemt het pas dan over.

Loop het overzicht categorie voor categorie door en houd de originele kaart ernaast. Typische plekken waar tekstherkenning de mist ingaat, zijn lay-outs met twee kolommen, handgeschreven aanvullingen en prijzen die ver van het gerecht af staan.

Wat je moet controleren

• Prijzen: klopt elk getal en hoort het bij het juiste gerecht? Juist bij maten als 0,3 l en 0,5 l worden waarden gemakkelijk verwisseld.
• Allergenen: letters A tot R of cijfers 1 tot 14 worden herkend. Vergelijk ze toch met je allergenendocumentatie, want een vergeten allergeen is geen schoonheidsfoutje.
• Categorieën: is alles in de juiste groep terechtgekomen, of staat het dessert bij de dranken?
• Spelling: eigennamen, vaktermen en dialectwoorden worden graag “verbeterd”.

Staan allergenen als afkorting in de regel met aanvullende gegevens, dan toont de kant-en-klare kaart daaronder automatisch een legenda. Die verschijnt in de taal die op de telefoon van de gast is ingesteld: in het Duits, Engels, Frans, Italiaans of Spaans.

Daarna: actueel houden

Het inlezen is een eenmalige stap. Daarna beheer je de kaart rechtstreeks: prijs wijzigen, gerecht schrappen, dagaanbieding invoeren. Stuur het oude bestand niet meer naar de drukker, maar druk papieren kaarten voortaan af vanuit de actuele stand. Anders heb je na een paar maanden twee kaarten met verschillende prijzen.

Heb je een grote kaart, dan loont het om na het inlezen eenmaal op te ruimen. Gerechten die zelden worden besteld en dubbele varianten maken de kaart op de telefoon langer zonder gasten te helpen.

Typische valkuilen bij het digitaliseren

• Handgeschreven aanvullingen op de oude kaart die in geen enkel bestand staan, want die gaan bij het inlezen gemakkelijk verloren.
• Prijzen die op de gedrukte kaart zijn overgeplakt: de foto toont dan de sticker, de PDF de oude prijs.
• Gerechten die allang niet meer worden aangeboden, maar nog in het drukbestand staan.
• Voetnoten zoals “Bijgerechten wisselen tegen meerprijs” die op de telefoon ineens ontbreken.

Het veiligst is om de ingelezen kaart vóór publicatie eenmaal samen met de keuken door te nemen. Wat daar opvalt, corrigeer je meteen. Daarna is de digitale kaart de hoofdbron en worden gedrukte kaarten daaruit gemaakt, en niet meer andersom.

Veelgestelde vragen