Checklist aanbieder wisselen voor de horeca: QR-codes verhuizen zonder gedoe

Waar in je zaak QR-codes hangen

Wie de QR-code-aanbieder voor de menukaart wil wisselen, onderschat snel waar overal QR-codes zitten. Loop één keer met je telefoon door de zaak en fotografeer elke QR-code. Typische plekken:

• Tafelstandaards en tafelstickers
• Menukaart, drankenkaart, wijnkaart
• Voordeur, etalage, gevel
• Flyers, visitekaartjes, cadeaubonnen, pizzadozen en bezorgbijlagen
• Posters voor evenementen, borden met het lunchmenu
• Website, socialemediaprofielen en beoordelingsportalen, als daar een QR-code als afbeelding hangt

Met „QR-afbeelding inlezen“ in het Same-QR-dashboard upload je elke foto en zie je welke korte link erin zit. Zo koppel je elke gedrukte QR-code aan de juiste vermelding bij de oude aanbieder.

Vóór de overstap

• Maak een lijst: naam van de QR-code, huidige bestemming, plek, aantal drukwerken, wanneer de volgende herdruk gepland staat.
• Kijk in het oude account wanneer het abonnement eindigt en welke opzegtermijn geldt.
• Lees na wat de oude aanbieder na het abonnement met de QR-codes doet.
• Zet de scanstatistieken bij de oude aanbieder veilig, voor zover er een export is.
• Controleer de bestemmingen: staat de menukaart als PDF bij de oude aanbieder? Download dan het bestand, het moet mee verhuizen.

Het laatste punt is in de horeca bijzonder belangrijk. Vaak staat de kaart niet op de eigen website, maar als bestand of pagina bij de QR-aanbieder. Bij Same-QR maak je de kaart aan als eigen pagina die wij voor je hosten, op verzoek ingelezen uit een foto of PDF van je kaart. Of je laat de QR-code naar een PDF op je eigen website verwijzen.

Op de verhuisdag

• QR-codes aanmaken in Same-QR: bij weinig QR-codes afzonderlijk, vanaf een paar dozijn via „Tabel importeren“ (in de betaalde abonnementen).
• Test elke nieuwe QR-code één keer met je telefoon.
• Zet bij de oude aanbieder de bestemming van elke QR-code op de nieuwe korte link van Same-QR.
• Scan daarna elke gedrukte QR-code in de zaak nog eens: komt hij op de juiste kaart uit?
• Informeer het team kort, voor het geval een gast meldt dat een QR-code niet werkt.

Je doet dit het best op een sluitingsdag of in de ochtend. De omzetting zelf duurt per QR-code maar een moment, maar het testen aan tafel kost wat tijd.

Na de verhuizing

• Bestel nieuwe drukwerken alleen nog met Same-QR-codes.
• Vervang bij de volgende kaartendruk meteen ook de tafelstandaards.
• Bekijk in het Same-QR-dashboard welke QR-codes gescand worden.
• Zeg het oude abonnement op als alle belangrijke drukwerken vervangen zijn.

Een voordeel van dynamische QR-codes zie je juist in de horeca: lunchkaart, avondkaart, seizoenskaart of bedrijfsvakantie wijzig je voortaan in het dashboard, zonder opnieuw te drukken. Vanaf Pro kan de tijdsturing de bestemming zelfs op tijdstip of weekdag automatisch wisselen.

Veelvoorkomende valkuilen

• Abonnement te vroeg opgezegd: dan sturen de oude QR-codes niet meer door voordat ze vervangen zijn.
• Kaart vergeten: het PDF-bestand stond bij de oude aanbieder en is na de opzegging weg.
• Bezorgbijlagen en cadeaubonnen over het hoofd gezien: ze zijn vaak maandenlang bij gasten thuis in omloop.
• QR-codes zonder test opgeplakt: een typefout in de bestemming valt pas op als een gast ernaar vraagt.

Bij Same-QR is het einde van een abonnement zo geregeld: QR-codes binnen het contingent van je nieuwe abonnement blijven ongewijzigd werken, in het gratis abonnement de twee oudste. QR-codes daarboven leggen we pas na 14 dagen respijt stil, daarvoor krijg je drie e-mails (7, 3 en 1 dag eerder). Stilgelegd betekent niet verwijderd: de QR-code toont bij het scannen een melding in plaats van de bestemming en werkt weer zodra je abonnement hem toelaat.

Veelgestelde vragen