Checkliste Anbieterwechsel für die Gastronomie: QR-Codes umziehen ohne Ärger

Wo in deinem Betrieb QR-Codes hängen

Wer den QR-Code-Anbieter für die Speisekarte wechseln will, unterschätzt leicht, wo überall Codes kleben. Geh einmal mit dem Handy durch den Betrieb und fotografiere jeden Code. Typische Stellen:

• Tischaufsteller und Tischaufkleber
• Speisekarte, Getränkekarte, Weinkarte
• Eingangstür, Schaufenster, Fassade
• Flyer, Visitenkarten, Gutscheine, Pizzakartons und Lieferbeilagen
• Plakate für Events, Mittagsmenü-Tafeln
• Website, Social-Media-Profile und Bewertungsportale, falls dort ein Code als Bild hängt

Mit „QR-Bild einlesen“ im Same-QR-Dashboard lädst du jedes Foto hoch und siehst, welcher Kurzlink darin steckt. So ordnest du jeden gedruckten Code dem richtigen Eintrag beim alten Anbieter zu.

Vor dem Wechsel

• Liste anlegen: Name des Codes, aktuelles Ziel, Ort, Anzahl der Drucke, wann der nächste Neudruck ansteht.
• Im alten Konto nachsehen, wann das Abo endet und welche Kündigungsfrist gilt.
• Nachlesen, was der alte Anbieter nach dem Abo mit den Codes macht.
• Scan-Statistik beim alten Anbieter sichern, soweit es einen Export gibt.
• Ziele prüfen: Liegt die Speisekarte als PDF beim alten Anbieter? Dann die Datei herunterladen, sie muss mit umziehen.

Der letzte Punkt ist in der Gastronomie besonders wichtig. Oft liegt die Karte nicht auf der eigenen Website, sondern als Datei oder Seite beim QR-Anbieter. Bei Same-QR legst du die Karte als eigene Seite an, die wir für dich hosten, auf Wunsch aus einem Foto oder PDF deiner Karte eingelesen. Oder du lässt den Code auf ein PDF auf deiner eigenen Website zeigen.

Am Umzugstag

• Codes in Same-QR anlegen: bei wenigen Codes einzeln, ab ein paar Dutzend per „Tabelle importieren“ (ab Tarif Start).
• Jeden neuen Code einmal mit dem Handy testen.
• Beim alten Anbieter das Ziel jedes Codes auf den neuen Same-QR-Kurzlink setzen.
• Danach jeden gedruckten Code im Betrieb noch einmal scannen: Landet er auf der richtigen Karte?
• Das Team kurz informieren, falls ein Gast meldet, dass ein Code nicht geht.

Am besten erledigst du das an einem Ruhetag oder vormittags. Die Umstellung selbst dauert pro Code nur einen Moment, aber das Testen am Tisch braucht etwas Zeit.

Nach dem Umzug

• Neue Drucksachen nur noch mit Same-QR-Codes bestellen.
• Beim nächsten Kartendruck die Tischaufsteller gleich mit austauschen.
• Im Same-QR-Dashboard beobachten, welche Codes gescannt werden.
• Das alte Abo kündigen, wenn alle wichtigen Drucksachen ersetzt sind.

Ein Vorteil dynamischer Codes zeigt sich gerade in der Gastronomie: Mittagskarte, Abendkarte, Saisonkarte oder Betriebsurlaub änderst du künftig im Dashboard, ohne neu zu drucken. Ab Pro kann die Zeitsteuerung das Ziel sogar nach Uhrzeit oder Wochentag selbst wechseln.

Häufige Stolpersteine

• Abo zu früh gekündigt: Dann leiten die alten Codes nicht mehr weiter, bevor sie ersetzt sind.
• Karte vergessen: Die PDF-Datei lag beim alten Anbieter und ist nach der Kündigung weg.
• Lieferbeilagen und Gutscheine übersehen: Sie sind oft monatelang bei Gästen zu Hause im Umlauf.
• Codes ohne Test aufgeklebt: Ein Tippfehler im Ziel fällt erst auf, wenn ein Gast fragt.

Bei Same-QR ist das Ende eines Abos so geregelt: Codes innerhalb des Kontingents deines neuen Tarifs laufen unverändert weiter – im kostenlosen Tarif die zwei ältesten. Codes darüber legen wir erst nach 14 Tagen Schonfrist still, vorher bekommst du drei E-Mails (7, 3 und 1 Tag vorher). Stillgelegt heißt nicht gelöscht: Der Code zeigt beim Scan einen Hinweis statt des Ziels und funktioniert wieder, sobald dein Tarif ihn trägt.

Häufig gestellte Fragen