Gratis QR-codes voor verenigingen: leden, agenda, donaties

In een vereniging verandert er elk jaar veel: het speelschema, de trainingsuren, de contactpersonen. Er wordt toch gedrukt, voor het prikbord, de feestposters en het verenigingsblad. Een dynamische QR-code verbindt beide. De aankondiging blijft hangen, de bestemming erachter wordt bijgewerkt. Omdat verenigingen meestal geen budget hebben voor software, telt hier vooral één ding: het moet permanent gratis zijn.

Waar verenigingen QR-codes voor gebruiken

• Lidmaatschapsformulier: als online formulier of als PDF om te printen
• Speelschema en trainingsuren: naar de pagina die de vereniging toch al onderhoudt
• Donaties: naar een donatiepagina of direct naar PayPal
• Verenigingsfeest: programma, route en hulpplanning op posters en flyers
• Vrijwilligerslijst: naar een gedeelde online spreadsheet
• Statuten en contributieregeling: als PDF voor nieuwe leden
• Contact met het bestuur: naar een contactpagina in plaats van een privé-e-mailadres

Dat zijn zeven doeleinden. Met 20 dynamische QR-codes kan een vereniging elke afdeling of elke aankondigingsplek een eigen code geven.

Als het bestuur wisselt

De meest voorkomende fout in een vereniging: de QR-code is gekoppeld aan het privé-account van de persoon die hem heeft aangemaakt. Treedt die persoon af, dan kan niemand het doeladres meer wijzigen. Maak de QR-codes daarom aan met een verenigingsadres, zoals bestuur@ of info@, en geef de inloggegevens bij de overdracht door, net als de sleutel van het clubhuis.

Doeladressen die lang meegaan

In het gratis tarief kun je het doeladres van elke QR-code twee keer wijzigen. Een speelschema dat elk seizoen een nieuwe PDF krijgt, zou die wijzigingen snel opmaken. Beter: de QR-code verwijst naar een vaste pagina, zoals “Speelschema” op de website van de vereniging, en daar wordt elk seizoen de inhoud vervangen. Hetzelfde geldt voor contactgegevens. Een QR-code die naar een contactpagina leidt, blijft correct, ook als de contactpersoon verandert.

Hoeveel scans een vereniging nodig heeft

De 1.000 scans per maand gelden voor alle QR-codes samen. Een vereniging met 150 leden en een paar aangeplakte posters blijft in het dagelijks gebruik ver onder dat aantal. In de maand van het zomerfeest kan het meer worden, als er posters in de hele stad hangen. Een voorbeeld: 300 scans voor het feest plus 200 voor het dagelijks gebruik, samen 500. Wie een groot toernooi met enkele duizenden gasten plant, moet voor die maand nauwkeuriger rekenen.

Zonder advertenties en zonder creditcard

Voor verenigingen is het belangrijk dat leden en ouders bij het scannen geen advertenties van derden zien. Bij Same-QR zie je bij het scannen geen advertenties, en in het gratis tarief wordt geen creditcard gevraagd. Er is ook geen proefperiode waarna de poster plotseling naar nergens leidt. Eigen kleuren en het verenigingslogo in de QR-code zijn pas beschikbaar in een betaald tarief. Een zwart-witte QR-code werkt echter net zo goed.

Conclusie

Een vereniging heeft geen grote software nodig om zijn aankondigingen actueel te houden. Eén QR-code per doel, aangemaakt met een verenigingsadres en gekoppeld aan pagina’s die je zelf kunt onderhouden, is jarenlang bruikbaar. Je kunt gratis beginnen met Same-QR.

Veelgestelde vragen